서비스 기획자가 하는 기획 및 업무의 범위에 대해서 알아보자! 이를 이해하기 위해서는 일단 기획이 무엇인지에 대한 범위도 정해야 할 것이며, 기획자란 어떤 포지션에 어떤 업무를 하는지에 대해서도 정의할 필요가 있다고 본다. 어떤 업무인지에 대한 범위를 정해보자.
프로덕트 매니저(Project Manager) 가이드(Guide)
프로덕트 매니저가 프로젝트를 수행함에 있어서 사전에 이해하고 있어야 하는 프로젝트의 환경을 세팅하고, 진행을 관리하며, 사후관리 및 연과 업무 처리 등에 있어 내부적인 가이드가 필요합니다.
따라서, 프로젝트 수행함에 있어 파악해야 하는 수행과제 및 요구사항, 개선사항을 중점적으로 파악하고 지속적인 업데이트 및 공지를 통하여 프로젝트 수행에 있어 매뉴얼화된 프로세스와 방법론이 기초로 활용될 수 있습니다.
Ⅰ. 프로젝트 환경 세팅
프로젝트를 수행하기에 앞서서 프로젝트를 수행하기 위한 수행환경 세팅이 최우선적으로 이루어져야 합니다. 특히나, 프로젝트 환경을 조성하기에 앞서 TFT을 구성하고 정보공유 방식을 정립하며 협력사 협업 관계의 구성을 완료해야 합니다.
1. TFT 구성 인원 세팅
TFT 구성 인원 세팅에는 크게 2가지로 분류되는데, 프로젝트에 투입될 내부 및 협력사의 구성인원 세팅을 위한 가이드라인으로서 TFT 구성 규모를 산정하고, 내부 착수 보고회를 진행을 합니다.
TFT 구성 규모를 산정하기 위해서는 프로젝트 PM은 프로젝트를 수행하기 위한 구성원의 투입기간 및 투입인원수에 대한 파악이 선행되어야 하며 TFT 세팅을 요청해야 합니다. 이와 관련하여 관련 문서를 정리하고 담당 PM과 부서, 시간 유의 사항 등에 관한 문서가 규정되어 이를 토대로 작성합니다.
그리고 내부 착수 보고회를 진행하게 되는데 예상되는 추정 인력 및 산출금액을 기준으로 하여 TFT 세팅을 완료한 이후 PM은 프로젝트의 개요, 투입 계획 및 구성원 각각의 업무와 역할 및 커뮤니케이션 방식에 대한 정보를 사전에 공유할 수 있는 내부 착수보고회를 진행하여야 합니다.
이렇게 내부 인원 및 예상치가 모두 세팅이 완료되면 정보를 공유하거나 이를 백업할 공간을 세팅합니다. 이러한 과정 모두가 환경 세팅에 해당됩니다.
2. 정보 공유 및 백업용 서버 세팅
프로젝트 간에 정보공유는 정말 중요하고 필수적인 요소입니다. 이에 따라, 프로젝트 TFT 간 정보 공유를 위한 서버 환경 세팅을 해야 합니다. 이는 프로젝트를 진행하면서 발생하는 산출물 저장과 다양한 자료의 백업용으로 활용이 가능합니다.
PM은 프로젝트의 모든 산출물 및 고객사로부터 수령하는 자료 등의 공유 및 백업을 위한 NAS 서버 생성을 요청합니다. 또한, 접근 권한을 통해 TFT 멤버 및 관리자로 부여받는 활동을 하게 됩니다.
Ⅱ. 프로젝트 진행 관리
프로젝트 수행을 위하여 사전에 계획한 일정을 준수하고 업무 범위 및 역할 수행에 대한 부분이 원활하게 이루어지고 있는지 점검하여야 합니다. 또한, 프로젝트 문제 발생에 대한 처리 및 프로젝트 수행에 따른 이익 및 수익에 관한 퍼센트(%)를 조정하기 위해 이를 관리해야 합니다.
1. 프로젝트 관리
프로젝트의 업무 정의와 일정 및 작업 수행자의 수행 여부를 체크하고 프로젝트에 발생하는 주요 산출물에 대한 관리 및 진행 중 발생하는 Risk에 대처하기 위해 가이드라인이 있어야 하며 가이드라인을 통해 내부 협의체와 고객사와의 상호 의견 충돌을 방지함에 있습니다.
1) WBS 작성 및 승인
PM은 프로젝트에 대하여 업무별 담당자 배정 및 일정을 기재한 WBS를 작성하고 최초 작성한 WBS에 준하여 프로젝트를 수행하겠다는 승인을 요청해야 됩니다.
또한, PM은 승인받은 WBS를 통하여 프로젝트를 진행하며, 프로젝트 진행 중 변동사항에 대한 수시 업데이트를 진행하여 발생할 수 있는 모든 Risk에 대비하며 이를 체크하고 보고해야 합니다.
2) 프로젝트 일정 관리
PM은 프로젝트 TFT의 팀원에게 WBS를 통하여 배정한 업무에 대한 일정 준수 여부를 확인 및 체크하고 이를 수시 및 정기 보고를 통하여 확인사항을 체크해야 합니다.(주간/월간/수시)
주간보고는 매주 회사에서 정하는 룰에 따라 담당자에게 이메일을 발송하고 월간 보고의 경우 지정된 일정에 따라 본사에서 업무를 진행합니다.
3) Risk 및 Issue 보고
PM은 프로젝트 진행에 있어 발생하는 일정 지연, 투입인력 교체(증원), 클라이언트 추가 요청사항 등 최초 계획 대비 문제가 될 수 있는 요소에 대하여 이를 즉시 보고하고 해결 방안을 모색 및 마련하여 이를 반영해야 됩니다.
2. VRB 작성 및 관리
VRB는 프로젝트의 매출을 기준으로 프로젝트 진행을 위한 제반 경비와 순수익 등을 체크하고 적정한 수익률 획득을 위하여 지속적으로 관리하는 문서로 프로젝트 발생 당시 사전 예측과 진행과정에서의 원가관리를 중심으로 프로젝트에 대한 수익률에 대한 정보를 작성합니다.
지속적으로 관리되고 업데이트되는 VRB는 개별적인 프로젝트의 수익률 관리 및 협력서의 계약 관리에 대한 사항도 함께 포함하고 있으며 VRB를 통해 산출되는 모든 정보는 향후 발생하는 프로젝트에 대한 수익률 확보의 기초정보 자료로서의 역할을 합니다.
1) VRB 사전 예측
기본적으로 VRB의 생성 및 변경에 대한 작업은 사업 관리자와 PM을 통하여 작성/변경됩니다. 다만, VRB의 초기 생성 시 예측되는 정보는 견적서와 제안서를 기반으로 내부 검토를 통하여 예측 항목에 기재됩니다.
2) VRB 관리
프로젝트 진행 시 사전 예측된 VRB에 의하여 자원에 대한 사용 여부를 점검하여 Risk/issue 발생에 따른 변동사항을 업데이트 및 보고하여 승인절차를 통하여 수익률 및 이익률을 관리합니다.
Ⅲ. 프로젝트 사후 관리
프로젝트 수행을 통하여 얻어진 정보와 산출물은 향후 진행 가능한 유사 프로젝트에 활용 가능한 기초자료로서의 역할을 담당하여 반복적인 작업 및 사전 이해를 위한 자료로 활용됩니다.
1. 수행 평가 및 결과
프로젝트를 완료한 이후에 결과에 대한 내부 리뷰를 통해 개선사항을 도출하고 향후 진행하는 프로젝트에 있어 개선 사항 및 프로세스를 정립하여 추후 디벨롭이 있어야 합니다.
Ⅳ. 프로젝트 관련 업무 처리
프로젝트 운용을 위한 업무 처리 프로세스입니다. 이는 프로젝트를 운용하며 사용한 법인카드, 회식, 출장에 관한 사항으로 프로젝트의 유연한 진행을 위하여 프로젝트 법인카드를 지급하며 이는 PM이 관리합니다.
또한, 사업관리는 프로젝트의 유연한 진행을 위하여 관리 프로젝트의 TFT, 고객사, 협력사 등 과의 회식을 진행할 수 있을 때에 맞춰 회식 진행 시 이에 맞는 진행사항입니다.
이로서 프로젝트 매니저가 가장 기초적으로 행해야 하는 기본적인 사항의 프로세스를 참조하여 업무를 진행하는 데 있어 절차와 관리 목적으로 작성하였음을 명시합니다.